نکات مهم پیش از حضور در نمایشگاه
این مقاله مخصوص کسب و کارهایی است که قصد دارند در نمایشگاه های تجاری ، غرفه نمایشگاهی داشته باشند ، یک چک لیست از 0 تا 100 کار یعنی از برنامه ریزی اولیه برای شرکت در نمایشگاه تا روز بازگشایی نمایشگاه همه در این مقاله آورده شده است ، فراموش نکنید متدکس وی آی پی یا Methodex Vip شرکت غرفه سازی با بیش از 10 سال سابقه در زمینه غرفه سازی آماده همراهی شما در این مسیر داشت
هدف از تهیه چک لیست اقدامات قبل از نمایشگاه
هدف از تهیه یک چک لیست این است که کسب و کارها اگر قصد شرکت در نمایشگاه ها را دارند بتوانند نتیجه خوبی از نمایشگاه بگیرند و در آن موفق شوند ، تعریف موفقیت یک کسب و کار در نمایشگاه را در قسمت برنامه ریزی اولیه کامل توضیح داده ایم ، چرا که موفقیت یک کسب و کار در نتیجه تحقق اهداف آن برند از شرکت در نمایشگاه بدست می آید.
نکات ضروری و اقدامات قبل از نمایشگاه
1-برنامه‌ریزی اولیه برای نمایشگاه
در این مرحله باید هدفتان از شرکت در نمایشگاه مشخص شود ، بودجه لازم را مشخص و نهایی کنید و در مورد اینکه در کدام نمایشگاه قصد دارید شرکت کنید تصمیم گیری کنید چرا که این امکان هست که با توجه به حوزه کاری شما ، امکان اینکه در چند نمایشگاه بتوانید شرکت کنید ، باشد. در اینجا یک تفکیک دقیق برای بخش “برنامه ریزی اولیه” آماده کرده ایم :
اولین مرحله از تعیین اهداف ، تشخیص اهداف است اینکه : هدف شما افزایش فروش مستقیم است؟ ، آیا به دنبال ایجاد روابط جدید با مشتریان یا شرکا هستید؟ ، آیا هدف شما افزایش شناخت و آگاهی از برند است؟ ، آیا قصد دارید محصول یا خدمات جدیدی را در نمایشگاه معرفی کنید؟ ، آیا قصد جمع آوری اطلاعات بازار و درک روندهای صنعت را دارید؟
مرحله بعد بودجه بندی شامل : تعیین هزینه ثبت نام، اجاره فضا و طراحی غرفه می باشد.تامین هزینه های سفر و اسکان تیم را هم در نظر بگیرید، بودجه برای کانال های تبلیغاتی، تبلیغات وکمپین های بازاریابی قبل از رویداد و هزینه های اضافی مانند حمل و نقل، آب و برق و بیمه را در نظر بگیرید. مرحله بعد تحقیق و انتخاب نمایشگاه مناسب شامل : نمایشگاه هایی را انتخاب کنید که بسیار مرتبط با صنعت و مخاطبان هدف شما هستند،مخاطبین هدف را بررسی کنید تا مطمئن شوید که با بازار هدف شما مطابقت دارد،همچنین غرفه داران گذشته را برای درک سطح رقابت و فرصت های همکاری بررسی کنید، موقعیت جغرافیایی و زمان برگزاری نمایشگاه را هم در نظر بگیرید .اگر قصد غرفه سازی دارید با بودجه محدود حتما از صفحه انواع غرفه های نمایشگاهی دیدن کنید و در صورت نیاز به هر یک از غرفه ها با ما تماس بگیرید.
مرحله بعد از تعیین اهداف ،تنظیم KPI است که شامل : اهداف قابل اندازه گیری مانند تعداد سرنخ ها، اهداف فروش یا برداشت های برند را تعیین کنید، اهداف مرتبط با درک برند، بازخورد مشتری یا فرصت های مشارکت را تعیین کنید، تعداد سرنخ های جمع آوری شده در طول نمایشگاه را پیگیری کنید، سطح تعامل را از طریق بازدید از غرفه، نمایش محصول و تعاملات رسانه های اجتماعی اندازه گیری کنید، معیارهای فروش از جمله نرخ تبدیل و درآمد ایجاد شده را نظارت کنید.
2-مرحله دوم ثبت نام نمایشگاه و رزرو ها است
این مرحله شامل سه بخش ثبت نام اولیه نمایشگاه و اجاره محل و مکان غرفه و رزرو یک فضای نمایشگاهی است ، و سپس هماهنگ کردن و رزرو اقامت ها و سفر های احتمالی است. مرحله ثبت نام و رزرو نمایشگاه مرحله مهمی است که حضور شرکت شما در رویداد را تضمین می کند. برای آشنایی با شرایط ثبت نام، مهلت‌ها و هزینه‌های مرتبط، در مورد نمایشگاه تحقیق کامل کنید. با ارائه تمام اطلاعات لازم در مورد شرکت، محصولات و ترجیحات غرفه خود،فرآیند ثبت نام در نمایشگاه را تکمیل کنید. ثبت نام زودهنگام در نمایشگاه اغلب شامل مزایایی مانند: استفاده از نرخ های تخفیف دار و مکان بهتر غرفه ها را به همراه دارد. پس از ثبت نام، با در نظر گرفتن عواملی مانند اندازه غرفه، چیدمان و نزدیکی به مناطق پرتردد یا غرفه داران مکمل، فضای نمایشگاه خود را رزرو کنید، سپس اقدامات محل اقامت ایمن و ترتیبات سفر را برای تیم خود انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که امکانات و تجهیزات در نزدیکی محل نمایشگاه قرار دارند. علاوه بر این، هر گونه نیاز خاص مانند اتصالات الکتریکی، دسترسی به اینترنت، یا اثاثیه را از قبل هماهنگ کنید. تمام رزروها را تأیید کنید و سوابق دقیق پرداخت ها و دریافت ها را نگه دارید. این رویکرد سازمان‌یافته موفقیت شما را تضمین می‌کند.
3-مرحله طراحی و آماده‌سازی غرفه
این مرحله شامل : طراحی غرفه ، سفارش تجهیزات و ابزارآلات و دکوراسیون و تهیه مواد تبلیغاتی از جمله : بروشور، کاتالوگ، کارت ویزیت میباشد ، مرحله طراحی و آماده سازی غرفه برای ایجاد یک حضور جذاب و موثر در نمایشگاه بسیار مهم است که با ایده‌پردازی طراحی غرفه شروع میشود که با هویت برند و اهداف نمایشگاه شما همسو باشد ، حتما اطمینان حاصل کنید که طراحی غرفه شما بازدیدکنندگان را جذب و حفظ می‌کند. با طراحان حرفه ایی یا شرکت های غرفه سازی حرفه ایی و با گرید A همکاری کنید تا یک چیدمان بصری جذاب ایجاد کنید که شامل عناصر ضروری مانند نمایشگرها، تابلوها، نورپردازی و قسمت های نشستن است. ویژگی‌های تعاملی مانند صفحه‌نمایش لمسی، نمایش محصول یا تجربیات واقعیت مجازی را برای تعامل با شرکت‌کنندگان در نظر بگیرید. پس از نهایی شدن طراحی، تمام مواد و تجهیزات لازم را تهیه و سفارش دهید و از تحویل با کیفیت ابزار و تجهیزات و به موقع آنها اطمینان حاصل کنید. برنامه ریزی جنبه های لجستیکی راه اندازی غرفه، از جمله حمل و نقل، مونتاژ، و برچیدن، هماهنگی با برگزارکنندگان نمایشگاه برای رعایت مقررات و زمان بندی هم فراموش نشود. تهیه چک لیست های دقیق و تخصیص مسئولیت ها، به تیم شما اجازه می دهد تا بر تعامل با بازدیدکنندگان تمرکز بالایی داشته باشند و تاثیر شما را در نمایشگاه بیشتر از رقبا کند.
4-تبلیغات و بازاریابی پیش از نمایشگاه
تبلیغات و بازاریابی پیش از نمایشگاه شامل سه بخش می باشد :اطلاع‌رسانی به مشتریان و همکاران
،استفاده از شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت شرکت و ارسال دعوت‌نامه‌ها
تبلیغات و بازاریابی قبل از نمایشگاه برای به حداکثر رساندن حضور شما و جذب بازدیدکنندگان به غرفه شما ضروری است. با ایجاد یک پیام قانع کننده شروع کنید که نشان می دهد شرکت کنندگان چه انتظاراتی از غرفه شما باید داشته باشند، مانند راه اندازی محصول جدید، پیشنهادات انحصاری، یا تجربیات تعاملی خاص در غرفه شما. از ترکیبی از کانال‌های بازاریابی، از جمله رسانه‌های اجتماعی، کمپین‌های ایمیلی و وب سایت شرکت خود برای انتشار این خبر استفاده کنید. از تبلیغات و پست های هدفمند برای اطلاع رسانی در مورد غرفه خود به مخاطبان خاص خود استفاده کنید ، دعوت‌نامه‌های شخصی‌سازی‌شده را برای مشتریان کلیدی و بالقوه ارسال کنید و آنها را تشویق کنید تا از غرفه شما در نمایشگاه بازدید داشته باشند علاوه بر این، برای افزایش دید، با کانال های رسمی نمایشگاه ارتباط برقرار کنید. بازاریابی مداوم و استراتژیک قبل از نمایشگاه، تعداد بازدیدکنندگان شما را افزایش میدهد و منجر به ترافیک بیشتر و تعاملات سازنده تر در طول رویداد در غرفه شما می شود.
5-آماده سازی تیم نمایشگاهی
آماده سازی تیم شامل سه مرحله : انتخاب و آموزش تیم نمایشگاهی ، تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها
، برنامه‌ریزی جلسات تمرینی
آماده سازی تیم نمایشگاه برای تضمین یک تجربه موفق در نمایشگاه بسیار مهم است. با انتخاب اعضای تیم با تجربه، با روابط عمومی بالا و ماهر در تعامل با مشتری شروع کنید. جلسات آموزشی کاملی را برای آشنایی آنها با اهداف نمایشگاه، جزئیات محصولات، پیام های کلیدی کسب و کار، برگزار کنید. تمرین‌های ایفای نقش می‌تواند به اعضای تیم کمک کند تا تعاملات خود را با شرکت‌کنندگان تمرین کرده و مهارت فروش خود را ارتقا دهند. نقش ها و مسئولیت ها را به وضوح تعریف کنید تا مطمئن شوید که همه پرسنل غرفه، وظایف خود را می دانند، مانند خوشامدگویی به بازدیدکنندگان، معرفی محصول، یا مدیریت بحث ها و وسوالات کاربران در غرفه . تمام مواد لازم از جمله بروشور، کارت ویزیت و اقلام تبلیغاتی را در اختیار اعضای تیم قرار دهید،علاوه بر این، یک برنامه ارتباطی برای تیم ایجاد کنید تا در طول رویداد هماهنگ بمانند. جلسات توجیهی و جمع بندی منظم در طول نمایشگاه باعث رفع مشکلات تیم میشود و تیم را با اهداف غرفه و شرکت در نمایشگاه همسو می کند.
6-تامین مواد و تجهیزات مورد نیاز
برای انجام این مرحله : فهرست مواد و تجهیزات لازم برای غرفه را لیست کنید ، مواد تبلیغاتی را آماده و بسته بندی کنید ، تجهیزات فنی مورد نیاز را بررسی و تامین کنید ، اطمینان از داشتن تمام مواد و تجهیزات مورد نیاز برای یک نمایشگاه موفق حیاتی است. با ایجاد یک لیست جامع که شامل مواد تبلیغاتی مانند بروشور، بروشور، کارت ویزیت و کاتالوگ محصولات است، شروع کنید. اقلام نمایشی مانند بنرها، پوسترها و صفحه نمایش های دیجیتال را از قبل از نمایشگاه تامین کنید. اطمینان حاصل کنید که تجهیزات فنی لازم، از جمله لپ‌تاپ، تبلت، و هر ابزار تخصصی ، همراه با نوارهای برق، سیم‌های داخلی و باتری‌های پشتیبان را در اختیار دارید و در صورت نیاز در دسترس می باشند. موارد کاربردی مانند میز، صندلی و یا صندوق امانات در صورت نیاز را برای راه اندازی غرفه فراموش نکنید. لوازم اداری ضروری مانند خودکار، دفترچه یادداشت و منگنه را بسته بندی کنید و آماده کنید ، همچنین برای افزایش تعامل بازدیدکنندگان، هدایای تبلیغاتی در نظر بگیرید، همه چیز را دوبار بررسی کنید و برای مشکلات فنی یا کمبودهای احتمالی برنامه های اضطراری داشته باشید. سازماندهی شده و مجهز پیش بروید ، با این استراتژی غرفه شما فضایی حرفه ای و دعوت کننده برای بازدیدکنندگان ایجاد می کند.
7–برنامه‌ریزی روز نمایشگاه
اگر تا اینجای کار پیش رفته اید نوبت به روز بازگشایی نمایشگاه میرسد ، جدول زمان‌بندی فعالیت‌ها را آماده کنید ، برنامه‌ریزی جلسات با مشتریان و همکاران را کلندر کنید و برای پاسخگویی به بازدیدکنندگان آمادگی کامل داشته باشید. برنامه ریزی روز نمایشگاه مستلزم هماهنگی دقیق برای اطمینان از اجرای روان و موثر همه چیز است. با ایجاد یک برنامه با زمان‌بندی دقیق شروع کنید که فعالیت‌های کلیدی، از جمله راه‌اندازی غرفه، جلسات توجیهی تیم، نمایش محصول، و جلسات با مشتریان یا مشتریان بالقوه ، همه و همه مشخص و برنامه ریزی شده اند. نقش‌ها و مسئولیت‌های خاصی را به هر یک از اعضای تیم اختصاص دهید تا وظایفی مانند خوشامدگویی به بازدیدکنندگان، معرفی محصولات جدید و رسیدگی به پرسش‌ها را مدیریت کنند. قبل از شروع رویداد مطمئن شوید که همه مواد و تجهیزات و ابزارها آماده و کار می کنند. برای استراحت منظم تیم برنامه ریزی کنید تا تیم پرانرژی و متمرکز بماند. سیستمی برای ردیابی سرنخ ها و جمع آوری اطلاعات بازدیدکنندگان به طور موثر ایجاد کنید. علاوه بر این، زمانی را برای بررسی های روزانه برای بحث در مورد هر گونه چالش و تنظیم استراتژی ها در صورت نیاز اختصاص دهید. آماده بودن با یک برنامه ساختاریافته، کارایی غرفه شما را به حداکثر می‌رساند، تعامل بازدیدکنندگان را افزایش میدهد و تضمین می‌کند که تیم شما می‌تواند محیط پویا نمایشگاه را با اطمینان و حرفه‌ایی مدیریت کند و از همه مهم تر در نمایشگاه سربلند و موفق شوید ، بهتر از هر رقیبی در بازار!!!
8–مدیریت لجستیک
مدیریت لجستیک شامل : حمل و نقل تجهیزات و مواد تبلیغاتی ، بررسی و نصب تجهیزات در محل نمایشگاه و مدیریت انبار و ذخیره‌سازی است . مدیریت لجستیک برای اطمینان از اجرای روان و کارآمد همه قسمت های غرفه نمایشگاهی ضروری است. با برنامه ریزی حمل و نقل تجهیزات غرفه ، مواد تبلیغاتی و تجهیزات فنی شروع کنید و مطمئن شوید که آنها به موقع و در شرایط خوب به محل برگزاری می رسند و با برگزارکنندگان نمایشگاه در مورد زمان تحویل و راه اندازی غرفه هماهنگ باشید. برای تسهیل مونتاژ سریع و کارآمد، با شرکت غرفه سازی هماهنگ باشید و از همه پروسه ها مطلع باشید، نباید کسی سهل انگاری کند. برای موارد احتمالی مانند تاخیر یا موارد آسیب دیده باید یک نسخه پشتیبان برنامه ریزی کنید. برای تایید برنامه ها و مسئولیت ها با تیم تدارکات و تامین کنندگان خود ارتباط منظم داشته باشید. مدیریت لجستیک موثر اختلالات را به حداقل می رساند، اطمینان حاصل می کند که غرفه شما کاملاً به موقع آماده نمایشگاه و بازدیدکنندگان است.
9-ارزیابی و بهبود
ارزیابی و بهبود از مراحل حیاتی برای اطمینان از موفقیت در نمایشگاه های آینده است. با جمع آوری بازخورد از تیم خود، بازدیدکنندگان غرفه و سهامداران کلیدی بلافاصله پس از رویداد شروع کنید. همه داده‌ها مانند تعداد سرنخها، تبدیل‌های فروش، و معیارهای تعامل بازدیدکننده را با اهداف و KPI از پیش تعریف‌شده‌تان تجزیه و تحلیل و مقایسه کنید. بازخورد کیفی در مورد طراحی غرفه، عملکرد تیم و تجربه کلی بازدیدکنندگان را ارزیابی کنید. نقاط قوت و زمینه های بهبود را شناسایی کنید، هر گونه مسائل لجستیکی، شکاف در ارتباطات یا فرصت های از دست رفته را یادداشت کنید. یک جلسه خلاصه با تیم خود برگزار کنید تا در مورد یافته ها و راه های بهبود آینده و تغییراتی که باید در اینده ایجاد کنید ، بحث کنید برنامه ایی برای اجرای این تغییرات برای نمایشگاه های آینده، تهیه کنید. ارزیابی مستمر و بهبود فعال این اطمینان را می دهد که هر نمایشگاه بر تجربیات گذشته بنا می شود، اثربخشی شما را افزایش می دهد و در طول زمان به نتایج بهتری دست می یابید.